Databehandleraftale

1. Parter og baggrund

Denne aftale er indgået mellem kunden, som er angivet ved accept af aftalen i Servicedrift ("Dataansvarlig"), og Datastien ApS, CVR 45957551, handlende under binavnet Servicedrift ApS, Solsortevej 10, 7480 Vildbjerg, info@servicedrift.dk ("Databehandler").

Databehandler leverer den cloudbaserede driftsløsning Servicedrift til Dataansvarlig efter en hovedaftale (vilkår og betingelser, i øvrigt "Hovedaftalen"). Ved leveringen behandler Databehandler personoplysninger på vegne af Dataansvarlig. Aftalen skal sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (2016/679, "GDPR"), databeskyttelsesloven og anden relevant lovgivning.

For Dataansvarliges egne kunde- og brugerdata, som Databehandler bruger til fakturering, support og drift af selve kundeforholdet, er Databehandler selvstændigt dataansvarlig. Det er beskrevet i Databehandlers privatlivspolitik og er ikke omfattet af denne aftale.

2. Rammer og forrang

Aftalen består af disse vilkår og bilag A–D. Ved modstrid går denne aftale forud for Hovedaftalen, for så vidt det gælder behandling af personoplysninger.

3. Instruks

Databehandler behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Dataansvarlig, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver andet. Da tjenesten er standardiseret, udgør denne aftale, Hovedaftalen og Dataansvarliges brug af Servicedrifts funktioner den samlede instruks. Bilag D beskriver instruksen nærmere.

Databehandler underretter straks Dataansvarlig, hvis en instruks efter Databehandlers opfattelse strider mod GDPR eller anden databeskyttelseslovgivning.

4. Behandlingens art, formål og oplysninger

Databehandler behandler personoplysninger alene for at levere Servicedrift: opgave- og tidsstyring, medarbejder- og kundeoplysninger, beskeder, opslagstavle, vedhæftede filer og push-notifikationer i web-, Android- og iOS-appen. Behandlingen omfatter lagring, visning, ændring, overførsel til enheder, sikkerhedskopiering og sletning.

Kategorierne af registrerede og oplysninger fremgår af bilag A. Tjenesten er ikke beregnet til følsomme oplysninger efter artikel 9 eller oplysninger om straffedomme. Dataansvarlig instrueres i ikke at indtaste sådanne oplysninger i fritekstfelter, herunder noter, beskeder og opslag. Dataansvarlig har ansvaret for, at de oplysninger, der indtastes, er lovligt indsamlet, og at de registrerede er informeret.

5. Fortrolighed

Databehandler sørger for, at kun personer med et arbejdsmæssigt behov har adgang til oplysningerne, og at disse personer er underlagt tavshedspligt. Tavshedspligten består efter aftalens ophør.

6. Behandlingssikkerhed

Databehandler skal efter artikel 32 gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyn til risikoen. De foranstaltninger, der er i drift ved aftalens indgåelse, er beskrevet i bilag C. Databehandler må opdatere foranstaltningerne løbende, så længe sikkerhedsniveauet ikke forringes væsentligt.

Dataansvarlig er ansvarlig for at vælge brugere med de rette rettigheder, holde adgangskoder fortrolige og deaktivere brugere, der ikke længere skal have adgang.

7. Underdatabehandlere

Dataansvarlig giver Databehandler generel godkendelse til at anvende underdatabehandlere. De godkendte underdatabehandlere fremgår af bilag B. Databehandler indgår en skriftlig aftale med hver underdatabehandler, der pålægger dem de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale, og er ansvarlig for, at de overholder dem.

Databehandler varsler Dataansvarlig på e-mail mindst 30 dage før, en ny underdatabehandler tages i brug eller en eksisterende udskiftes. Dataansvarlig kan inden for varslet gøre saglige indsigelser. Hvis parterne ikke kan enes, kan Dataansvarlig opsige Hovedaftalen til udløbet af varslet uden yderligere omkostninger.

8. Overførsel til tredjelande

Personoplysninger opbevares i EU/EØS. Databehandlers underdatabehandlere er dog i flere tilfælde omfattet af amerikansk lovgivning. Overførsler til lande uden for EU/EØS sker kun, hvis der er et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V, fx afgørelsen om EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Bilag B angiver grundlaget for hver underdatabehandler. Dataansvarlig giver med denne aftale sin instruks til sådanne overførsler.

9. Bistand til Dataansvarlig

Databehandler hjælper Dataansvarlig, så vidt det er muligt og under hensyn til behandlingens art, med at besvare anmodninger fra de registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Henvender en registreret sig direkte til Databehandler, videresender Databehandler henvendelsen til Dataansvarlig uden unødigt ophold og besvarer den ikke selv.

Databehandler bistår desuden med Dataansvarliges forpligtelser efter artikel 32–36, herunder sikkerhed, anmeldelse af brud, konsekvensanalyser og høring af tilsynsmyndigheden. Bistand ud over det, der følger af tjenestens normale funktioner, kan Databehandler fakturere efter medgået tid til den til enhver tid gældende timepris.

10. Brud på persondatasikkerheden

Databehandler underretter Dataansvarlig uden unødigt ophold og senest 48 timer efter at have opdaget et brud på persondatasikkerheden. Underretningen sendes til den administrator, der er registreret i Servicedrift, og indeholder så vidt muligt:

1. en beskrivelse af bruddets art, herunder kategorier og cirka antal registrerede og oplysninger
2. navn og kontaktoplysninger på Databehandlers kontaktperson
3. de sandsynlige konsekvenser af bruddet
4. de foranstaltninger, Databehandler har truffet eller foreslår for at håndtere bruddet

Dataansvarlig afgør, om bruddet skal anmeldes til Datatilsynet og de registrerede. Oplysninger, der endnu ikke er tilgængelige, gives løbende.

11. Sletning og tilbagelevering

Ved aftalens ophør sletter Databehandler Dataansvarliges personoplysninger, medmindre EU-retten eller national ret kræver opbevaring. Dataansvarlig kan inden ophør selv eksportere sine data fra tjenesten. Sletning sker i drift senest 30 dage efter ophør og omfatter databaser og vedhæftede filer. Auditloggen slettes efter 12 måneder, jf. bilag D. Sikkerhedskopier overskrives i den løbende cyklus og er slettet senest 7 dage efter, at driftsdata er slettet. Databehandler bekræfter sletningen skriftligt efter anmodning.

12. Revision og kontrol

Databehandler stiller alle oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at dokumentere overholdelsen af aftalen, og giver mulighed for revisioner. Dataansvarlig kan højst én gang om året, med mindst 30 dages varsel, anmode om en skriftlig redegørelse eller en gennemgang af dokumentationen. Et fysisk tilsyn eller en revision ved en uafhængig tredjepart kræver en særskilt aftale, og Dataansvarlig dækker omkostningerne. Ved konkret mistanke om brud, eller hvis en tilsynsmyndighed kræver det, kan kontrol ske uden varsel og uden begrænsning i antal.

13. Ansvar

Ansvar mellem parterne følger Hovedaftalens punkt 11 om ansvar, som også gælder for denne aftale. Det berører ikke de registreredes ret til erstatning efter GDPR artikel 82. Over for de registrerede hæfter hver part efter forordningens regler.

14. Ikrafttræden og opsigelse

Aftalen træder i kraft, når Dataansvarlig accepterer den i Servicedrift, og gælder, så længe Databehandler behandler personoplysninger for Dataansvarlig. Aftalen kan ikke opsiges uafhængigt af Hovedaftalen, og den ophører automatisk, når Hovedaftalen ophører. Ved væsentlig ændring af aftalen varsler Databehandler Dataansvarlig mindst 30 dage før, og ændringen kræver ny accept.

15. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres af de danske domstole med Retten i Herning som første instans, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

Bilag A: Registrerede og personoplysninger

Tjenesten indsamler ikke GPS- eller lokationsdata. Billeder tilføjes kun, når brugeren selv vælger dem som vedhæftning. Fritekstfelter er ikke beregnet til følsomme oplysninger, jf. pkt. 4.

Bilag B: Godkendte underdatabehandlere

Supplerende oplysninger: Stripe Payments Europe Ltd behandler betalingsoplysninger som selvstændig dataansvarlig og er ikke underdatabehandler af personoplysninger i tjenesten. Dinero (regnskab), Simply.com (mail) og Resend (kontaktformular på hjemmesiden) bruges til Databehandlers egen administration som dataansvarlig og er ikke underdatabehandlere af kundedata i appen.

Bilag C: Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Bilag D: Instruks og opbevaring